To, zda je poplatník povinen tržby přijaté prostřednictvím dopravce evidovat, respektive kdy nejpozději mu taková povinnost vzniká, určuje typ smluvního ujednání, na základě kterého dopravce poplatníkovi své služby poskytuje. Nastat mohou v podstatě čtyři případy.
Model: Přímé zastoupení
V případech, kdy dopravce jedná na základě přímého zastoupení, například na základě mandátní nebo jiné podobné smlouvy, a převzetí platby od zákazníka provádí jménem poplatníka a na jeho účet.
V tomto případě je z hlediska EET rozhodující okamžik, kdy dopravce (například kurýr) přijímá peníze od zákazníka. Tuto tržbu musí kurýr evidovat. Následné přijetí platby poplatníkem od dopravce už evidenci tržeb nepodléhá, a to bez ohledu na formu platby.
Evidenční povinnost musí být splněna k okamžiku platby mezi zákazníkem a dopravcem, ale i kdykoliv dříve (například když je provedena objednávka a ta následně přiložena k expedovanému zboží). Naopak, evidenční povinnost nelze plnit později, tedy například po návratu dopravce do provozovny.
Příklad:
E-shop prodávající krmiva pro zvířata má uzavřenou mandátní smlouvu s přepravní společností. Ta převzetí platby od zákazníka provádí jménem poplatníka (e-shopu) a v jeho prospěch. Na účtence bude v položce DIČ vždy uvedeno DIČ e-shopu, číslo provozovny a podpis certifikátem poplatníka (e-shopu).
Model: Nepřímé zastoupení
Další možností jsou případy, kdy dopravce jedná na základě nepřímého zastoupení, například na základě komisionářské nebo jiné obdobné smlouvy. V takové situaci přebírá dopravce peníze od zákazníka svým vlastním jménem ve prospěch poplatníka.
I v tomto případě vzniká povinnost evidovat tržbu v okamžiku, kdy dopravce převezme platbu od zákazníka. Na účtence EET uvede kurýrní firma své vlastní údaje. Povinnost zajistit evidenci tržby má v tomto případě dopravce bez součinnosti s poplatníkem.
Příklad:
Dopravní společnost má s e-shopem prodávajícím kosmetiku uzavřenou komisionářskou smlouvu. Zákazník při převzetí a platbě zboží dostane účtenku, na které bude DIČ dopravce, stejně jako v označení provozovny bude číslo provozovny dopravce a podpis jeho certifikátem.
Model: Prostředník
Pokud dopravce nevystupuje v roli zastupujícího, ať už přímého či nepřímého, ale zastává roli takzvaného prostředníka, pak v takovém případě nemají dopravci povinnost evidovat platby, které od zákazníků vybrali. Tato povinnost nastane až v okamžiku převzetí této platby poplatníkem od dopravce.
Klíčové pro další evidenci v tomto případě je to, v jaké formě platbu poplatník obdrží. Pokud si od dopravce převezme platbu v hotovosti, případně jinými obdobnými formami, je povinen platbu evidovat, a to nejpozději v okamžiku převzetí platby od dopravce. Pokud ale dopravce převede platbu poplatníkovi přímo z účtu na účet, není poplatník povinen platbu evidovat.
Jak je to s rolí prostředníka?
V roli prostředníka vystupují provozovatelé poštovních služeb, je-li přeprava realizována jako poštovní služba s doplňkově sjednanou poštovní službou dobírky, ale v určitých případech může obdobný smluvní vztah vzniknout i z jiného titulu, než je realizace poštovní služby.
První varianta znamená, že fyzické nebo právnické osoby podnikají v oblasti poštovní služby za podmínek stanovených zákonem o poštovních službách. Výše uvedený postup převzetí hotovosti od zákazníka a následné předání této částky poplatníkovi odpovídá principu fungování dobírky. Za vybranou dobírkovou částku provozovatel poštovních služeb odpovídá odesílateli.
Druhá varianta vzniká za předpokladu, že dopravce přebírá od zákazníků částku a tuto následně předává poplatníkovi na základě obdobných pravidel jako v případě dobírky, tedy když příjem poplatníkovi vzniká až v okamžiku přijetí vybrané částky od dopravce, aniž by tak činil na základě přímého či nepřímého zastoupení. Pak na něj lze nahlížet jako na prostředníka.
V praxi budou nejspíš převažovat varianty přímého a nepřímého zastoupení. Je ale třeba zdůraznit, že pro potřeby zařazení situace pod daný konkrétní model je třeba vycházet z obsahu daného smluvního vztahu, nikoli z jeho formálního označení.
Příklad:
Česká pošta v roli prostředníka dodá zákazníkovi zboží z e-shopu s elektronikou. V tomto případě se bude platba evidovat až při převzetí tržby poplatníkem, tedy e-shopem. Nejpozději v okamžiku přijetí platby musí e-shop vystavit účtenku a následně ji předat k dispozici zákazníkovi. V datové zprávě musí být vyplněno DIČ e-shopu, číslo provozovny a certifikát poplatníka, tedy e-shopu.
Model: Vlastní doprava
Pokud má poplatník vlastní rozvoz a jeho zaměstnanci dopraví zboží zákazníkovi, který ho zaplatí v hotovosti nebo kartou, musí poplatník (jeho zaměstnanec) evidovat a odeslat platbu na místě, například za pomoci přenosné pokladny. Pokud už předtím nezaevidoval platbu třeba v provozovně.